メモの取り方のコツ｜仕事で使える5つの書き方と覚えられない3つの原因

上司に教わった手順をちゃんとメモしたのに、いざ一人でやろうとしたら何を書いたのか分からないってことありませんか？

異動や転職で新しい仕事を覚える時期は聞く話も読む資料も一気に増えますよね。同じことを二度聞くのは気が引けますし年下の先輩に聞き直すのはもっと気まずかったりします。

書いているのに覚えられないと、記憶力が落ちたのかなって思っちゃいますよね。でも原因はそこじゃなくて、メモを取る目的と書き方が少しずれているだけなんです。

この記事では仕事を覚えるのが早い人がやっているメモの取り方のコツを、書く前・書いている最中・書いた直後に分けて図で紹介します。

メモが役に立たない原因の1つは、聞いた話や読んだ資料を頭の中で要点にまとめる段階が詰まっていることです。私が教えている速読法GSRで要点をつかみながら読む練習がどんなものかは、下の無料の入門動画講座で先に確かめられます。

仕事のメモは覚えるためではなく頭を空けるために取る

仕事のメモは内容を覚えるためではなく、頭の中を空けて目の前の話を理解するために取るものです。ここを押さえるだけで書き方がまるで変わってきます。

メモの役割は脳の作業机を空けること

メモのいちばんの役割は脳の作業机を空けることなんです。

脳にはワーキングメモリと呼ばれる場所があって、頭の中の作業机のようなものだと思ってください。この机は思っているよりずっと小さく一度に置ける量には限りがあります。

しかも脳には終わっていない用事や言われたばかりの指示を覚え続けようとする性質があります。心理学でツァイガルニク効果と呼ばれるもので、抱えているだけで机の上が少しずつ埋まっていくんですよね。

仕事術のGTDを提唱したアメリカのコンサルタント、デビッド・アレンも、頭の中にあるものを紙に書き出すことを土台に置いています。

書き出せば脳はもう覚えておかなくていいと判断して、目の前の話に集中できるようになるんです。

全部書こうとすると話を理解する余裕がなくなる

話を一言一句書き留めようとすると書く作業だけで机が埋まって、肝心の理解が抜け落ちてしまいます。

新しい仕事を教わる場面ほど聞き漏らしたくなくて全部書きたくなりますよね。でもメモを取るとき頭の中では次の5つが同時に動いているんです。

全文を書き取ろうとすると書き起こすだけで机がいっぱいになって、見分ける・つなげる・言い換えるが押し出されちゃうんです。ここで役に立つのがパレートの法則（80対20の法則）です。

指示でも説明でも会議でも、大事なことの8割は2割の情報に詰まっています。メモに残すのはその2割だけで十分なんですよね。

全部を書こうとして追いつかないのは聞きながら整理する段階が詰まっているサインです。聞きながら整理する速さは要点を1行で書く練習で上げられます。

メモが追いつかないのは書く手が遅いからじゃないんです。聞いた話を頭の中でまとめる速さが追いついていないんですよね。この受け取ってまとめる速さは読むときに使っている脳の働きとまったく同じなんです。

私が教えている速読法GSRは、読む速さと要点をつかむ力を一緒に鍛える講座です。どんな練習をするのかは無料の入門動画講座で確かめられます。

メモを取っても仕事を覚えられない3つの原因

メモを取っているのに仕事を覚えられない原因は全文を書き取る・文章で書く・書きっぱなしにするの3つです。記憶力や意欲の問題ではありません。

まじめに取り組む人ほどこの3つにはまりやすいんです。1つずつ見ていきましょう。

指示を受けたあとの進め方で止まってしまう場合は仕事が遅い原因と直し方もあわせて読んでみてください。

全文を書き取ろうとしている

1つ目は聞いたことを全部書き取ろうとしていることです。全部書けた人ほど内容を理解できていないという研究があります。

アメリカのプリンストン大学とUCLAの研究チーム（Mueller & Oppenheimer, 2014）が、ノートの取り方と理解の関係を調べました。講義をパソコンでそのまま打ち込んだ学生と、手書きでノートを取った学生を比べたんです。

その結果、内容の理解を問うテストでは手書きのほうが成績が上だったんです。手書きは全部を書けないので自然と自分の言葉で短く言い直すんですよね。

この言い直しこそが理解そのものです。逆に全部打ててしまうと手だけが動いて頭は止まったままになります。

キーワードではなく文章で書いている

2つ目はメモを文章で書いていることです。文章のメモは後から読み返してもどこが大事なのかが見つかりません。

メモが上手な人は後で見たときに話を思い出せるキーワードだけを書いています。新しい仕事を覚えるときにやってしまいがちなのは、こんな書き方です。

• 日付やタイトルを書かない
• 聞いた順に言葉を時系列で並べる
• 後で見たとき何のメモか分からない

これだと情報がページに散らかったままでいざ使いたいときに見つからないんです。

書いた後に一度も見直していない

3つ目は書いたメモを見直さないまま次の仕事へ進んでいることです。書いただけでは数時間のうちに多くが抜け落ちてしまいます。

ドイツの心理学者エビングハウスの忘却曲線が示すように、覚えたことは最初の数時間でいちばん大きく抜けていきます。

メモしたから大丈夫と安心したころにはもうかなりの部分が抜けていると考えておいたほうがいいんです。書いた後に何をするかで残る量が大きく変わります。

ここまでの3つを表にまとめておきますね。

原因	頭の中で起きていること	よくある場面
全文を書き取る	書く作業で作業机が埋まり理解する余裕がない	説明を聞き終えても何の話だったか言えない
文章で書く	大事な言葉が文の中に埋もれる	読み返しても要点が見つからない
書きっぱなし	思い出す機会がなく記憶に残らない	同じことを上司に何度も聞いてしまう

仕事を覚えるメモの取り方5つのコツ

仕事を覚えるメモのコツは書く前に型を用意し、書いている最中は量を絞り、書いた直後に思い出すことです。この3つの段階に5つのコツを当てはめるとこうなります。

どれも明日の打ち合わせから使えるので、自分がどこでつまずいているかを考えながら読んでみてください。

5W1Hの欄を頭に用意しておく

1つ目のコツは話を聞く前に5W1Hの欄を頭に用意しておくことです。欄が決まっていれば聞きながら空いている欄を埋めるだけで済みます。

• 誰が
• 何を
• いつまでに
• どこで
• なぜ
• どうやって

この6つの欄を頭に置いておくと聞き漏らしにその場で気づけます。いつまでに？誰がやるの？と後から聞き直すことがぐっと減るはずです。

コーネル式ノートで書く場所を決めておく

2つ目のコツはページのどこに何を書くかを先に決めておくことです。そこで使えるのがアメリカのコーネル大学の教育学者ウォルター・パウクが考えたコーネル式ノート法です。

やり方は1ページを次の3つに分けるだけです。

• 右の大きな欄（ノート欄）：説明された内容や指示を書く
• 左の細い欄（キュー欄）：右の内容についての自分のキーワード・疑問を書く
• 下の欄（サマリー欄）：そのページの要約と次にやることを1〜2行で書く

もとは学生の講義ノートのための方法ですが、業務の説明を受けるときや会議で議事録のメモを取るときにもそのまま使えます。書く場所が決まっているだけで書きながら頭の中も整理されていくんです。

固有名詞と数字と期限だけに絞る

3つ目のコツは書く情報を固有名詞・数字・期限に絞ることです。この3つがあれば文章で書かなくても後から自分で話を復元できます。

たとえば明日の14時までに営業部の田中さんへ資料を送ってくださいと言われたとしますよね。そのまま書くと長くなりますが残すのは次の3つだけで十分なんです。

手順を教わるときも同じです。最初にAをやって次にBを確認して、と文章で書く代わりにA→Bチェック→NGならC連絡と矢印で残せば足ります。

一度に頭に置いておける量には限りがあるので絞るほど理解に回せる余裕が増えるんですよね。数十秒で消えていく短期記憶の仕組みを知っておくと絞る理由にも納得できるはずです。

図と矢印と記号で書く時間を減らす

4つ目のコツは文字の代わりに図や矢印・記号を使うことです。書く時間も読み返す時間も短くなります。

手書きはパソコンほど速く書けないので、話を全部書き写すことはそもそもできません。

ただ手書きでも文字が多すぎれば結局は処理が追いつかなくなるんですよね。組織の関係は四角と矢印で、手順は流れ図で、意見の対立は両矢印で書いてしまいましょう。

書いた直後にメモを見ずに思い出す

5つ目のコツは説明や打ち合わせが終わった直後に、メモを見ずに覚えていることを書き出すことです。時間は1分で十分です。

思い出そうとして詰まったところこそまだ頭に入っていない部分なんです。書き出してからメモを開いて答え合わせをすると、抜けていたところだけがはっきりします。

東京大学の酒井邦嘉教授らが2021年に発表した研究では紙の手帳に予定を書いた人のほうが、タブレットに書いた人より後から思い出すテストの易しい問題で正答率が高く、思い出すときに記憶や言語に関わる脳の部位もよく働いていました。

ページの右上に書いた、といった紙の上の位置も思い出す手がかりになるんですよね。

見ないで思い出すほかにも仕事で使える覚え方は記憶力を上げる方法7選にまとめています。

話を聞きながらメモを取る3つのコツ

話を聞きながらメモを取るコツは書く手間を聞く前に減らしておくことと、聞き逃してもその場で止まらないことです。上司の説明や電話の指示を受けるときに使える3つを紹介します。

聞く前に日付と件名だけ先に書いておく

話が始まる前にページのいちばん上へ日付と件名だけ書いておきましょう。そうすれば聞き始めてからは手を中身のメモだけに使えます。

日付やタイトルのないメモが後で使えなくなるのは上の2つ目の原因で見たとおりです。話の途中で書き足すのは意外と難しいので、聞く前に済ませておくのがいちばん確実なんです。

件名は10/7 経費精算の手順（佐藤さん）くらいの短さで十分です。誰から聞いたかを添えておくと後で質問しに行く相手もすぐ分かります。

よく使う言葉は略語と記号を決めておく

職場で何度も出てくる言葉は自分用の略語を決めておくと書く量がぐっと減ります。たとえばこんな具合です。

• 見積書 → ミツ
• 請求書 → セイ
• 打ち合わせ → MTG
• 折り返しの電話 → TEL折

記号の使い方は4つ目のコツと同じです。違うのはその職場でよく出てくる言葉を自分で選んで決めておくところなんですよね。

決めた略語はノートの最後のページに一覧で書いておくと読み返したときに迷いません。新しい部署なら1週間ほどで何度も書いている言葉が見えてくるはずです。

聞き逃したところは印だけつけて話の区切りで確認する

聞き逃したところはその場で止まらずに印だけつけて先へ進みます。確認するのは話がひと区切りついたときです。

聞き逃した言葉を思い出そうとしているあいだにも話はどんどん進んでいきますよね。そこで手が止まると次の大事な話まで聞き逃してしまうんです。

印は4つ目のコツの★と分けて？にしておくと確認する場所がひと目で分かります。区切りが来たら先ほどの期限は金曜で合っていますか？のように印のところだけ聞けば、相手の時間もほとんど取りません。

それでも聞きながら書くのが追いつかないなら、話を受け取って要点をまとめる速さが話す速さに追いついていないのかもしれません。この力は読み方で鍛えられるのでこのあと詳しく説明します。

書いたメモを仕事の知識に変える3つの習慣

書いたメモを仕事で使える知識に変えるには、その日のうちに口に出す・翌朝に思い出す・次の行動に書き直すの3つを習慣にすることです。

その日・翌朝・次の行動の3つの手順

メモは行動に移して初めて知識になる

学んだことは行動に移して初めて自分のものになります。書きっぱなしのメモは数日で使えない情報になっちゃうんですよね。

たまったメモを後から探しやすい形に整えておくと次に同じ仕事が来たときにすぐ開けます。

仕事を覚えるのが早い人は読む速さと要点をつかむ力が違う

仕事を覚えるのが早い人はメモの取り方だけでなく、マニュアルや資料を読む速さと要点をつかむ力がそもそも違います。上手なメモはその力が外に表れた結果なんです。

メモ以外の場面も含めた仕事を覚えるのが早い人に共通する7つの特徴はこちらで紹介しています。

差がつくのはメモを書く前の受け取り方

メモの差は書く手の速さではなく、話や文章を受け取って要点をまとめる速さで決まります。

ここまでのコツを思い出してみてください。大事な2割を見分ける・固有名詞と数字と期限だけを拾う・見ないで思い出す。どれも受け取った情報から要点を取り出す作業でしたよね。

覚えるのが早い人はこの作業を頭の中で素早く済ませているので、メモが短くて済むんです。説明を受ける前に配られた資料やマニュアルにもさっと目を通して骨組みをつかんでいます。

新しい仕事を覚えるときに読むものはマニュアルや社内の規程・引き継ぎの資料・過去のメールと山ほどありますよね。読むのに時間がかかると説明を聞く時点でまだ全体が見えていないんです。

資料やメールを読む速さは毎日の残業時間にもそのまま響いてきます。

受け取る段階で要点だけを頭に置く人が周りからどう見えているのかは、頭の回転が速い人に共通する特徴にまとめています。

受け取り方の差は、理解力が高い人の特徴6つで、読む前に結論を予想する行動として紹介しています。

聞いた話を素早くまとめる力はいわゆる頭の回転の速さそのものです。頭の回転を仕事で速くする方法はこちらの記事にまとめています。

受け取ってまとめる力は読み方で鍛えられる

話を受け取って要点をまとめる力は文章を読むときに使う脳の働きと同じなので、読み方を変えることで鍛えられます。

メモのコツは明日から効きますが、場面ごとにコツを覚えるより情報を受け取る脳の使い方そのものを変えたほうが早いと思いませんか？そうすれば説明のメモもマニュアルも毎日のメールもまとめて楽になります。

実は私は速読を教えるスクールを運営しています。速読というと飛ばし読みを思い浮かべるかもしれませんが、速読法GSRは要点をつかむ脳の処理を整えてそのぶん速く読めるようにする方法なんです。

土台にあるのはスタンフォード大学の心理学博士らが開発したジェネラティブステートという、落ち着いたまま深く集中できる状態です。

その状態で文字を声に変えずに見て意味を取るので、頭の作業机に余裕が残ります。

読むときに要点をつかめるようになると同じ力が話を聞くときにも働きます。本を読むのが早い人がどうやって要点をつかんでいるかを知ると、仕事の覚え方とのつながりがよく分かるはずです。

説明を聞きながらメモを取ると頭がいっぱいになり、自分は理解が遅いと感じる方もいるでしょう。その原因は考える力より、聞いた話や資料を読んで処理する速さにあることが多いです。受け取る段階が速くなれば全文を書き取らなくても話についていけます。

新しいマニュアルを渡されてもさっと目を通しただけで骨組みがつかめれば、説明は全体が頭に入った状態で聞けます。メモは確かめたいところだけで済むので同じことを二度聞く場面も減っていきます。要点をつかむ読み方がどんなものかは無料の入門動画講座で確かめられます。

読み方を変えて仕事が速くなった受講者の声

読み方を変えたことで仕事の進め方そのものが変わった受講者は実際にいます。仕組みは分かったけど、本当に自分にもできるのかなって思いますよね。

ここで仕事に追われていた状態から抜け出した方たちの声を紹介させてください。

開講から31期・1,215名が受講

速読法GSRの6週間のオンラインスクールは、2021年の開講から31期・1,215名が受講しています。

まずは無料の入門動画講座で読み方を確かめる

新しい仕事を覚えるたびに資料の山に追われているなら、メモを工夫するのと同時に読み方そのものを変えるべきです。まずは無料の入門動画講座を受け取ってください。

動画を最後まで見ると通常5,000円のGSRオンライン体験会に無料で参加できます。体験会に参加してくださった方には電子書籍『人生を変える速読法GSR』もプレゼントしています。

仕事のメモの取り方についてよくある質問

仕事を覚えるメモの取り方のコツは何ですか？

書く前に5W1Hの欄を頭に用意し、コーネル式で書く場所を決めておくこと。書いている最中は固有名詞・数字・期限に絞り、図や記号で書くこと。そして書いた直後にメモを見ずに1分思い出すことの5つです。メモは覚えるためではなく、頭を空けて話を理解するために取ると考えると書き方が変わります。

仕事を覚えるのが早い人は何が違うのですか？

話や文章を受け取って要点をまとめる速さが違います。覚えるのが早い人は頭の中で要点を素早く取り出しているのでメモが短く、説明の前にマニュアルや資料にも目を通して全体の骨組みをつかんでいます。この力は文章を読むときと同じ脳の働きなので読み方を変えることで鍛えられます。

手書きとデジタル、結局どちらがいいですか？

内容を頭に残したい場面は手書きが向いています。プリンストン大学などの研究では手書きのほうが内容の理解を問うテストの成績がよく、自然と要約が起きることが理由と考えられています。一方で予定やタスクの管理・あとで検索したい情報はデジタルが便利です。学ぶメモは手書き、予定はデジタルと用途で分けるのがおすすめです。

メモ帳とノート、どちらを選べばいいですか？

持ち歩く場面が多いならポケットサイズのメモ帳、まとめて見返したいならA5以上のノートが基本です。その場ですぐ書き留めたい現場ではメモ帳、1テーマ1ページで整理したいならノートが扱いやすいです。両方持って後でノートに書き写す人も少なくありません。

上司の話が速くて追いつかないときはどうすればいいですか？

全部を書こうとせず5W1Hと記号で骨組みだけ残してください。聞き取れなかったところには★や？だけ付けて先に進み、話がひと区切りしたところで聞き直すのが確実です。話の流れを止めないことを優先すると後から補える量が増えます。

接客や現場仕事でメモを取る暇がないときは？

仕事中はキーワードだけをポケットメモに走り書きして、休憩や仕事終わりの3分でしっかり書き起こす方法が使えます。スマホの音声メモなら移動中でも気づいたことをそのまま残せます。その場で完璧に書くより記憶が新しいうちに書き直すほうが現実的です。

同じことを何度も上司に質問してしまうのを防ぐには？

教わった業務を自分用のマニュアルとしてまとめ直す習慣をつけると、聞き直しが大きく減ります。コーネル式ノートのサマリー欄に次に同じ業務が来たらまずこれを開く、と書いておくのがおすすめです。質問する前にそのページを開くひと手間が一人で仕事を回せるかどうかの分かれ目になります。

字が汚くて、自分でも読み返せないメモになってしまいます。

自分で読める範囲なら字のきれいさは気にしなくてかまいません。キーワードに絞って文字の量そのものを減らすほうが効果的です。どうしても気になるなら翌朝の見直しのときにきれいに書き写すと、見直しと清書が一度に済みます。

まとめ

仕事のメモは覚えるためではなく、頭を空けて話を理解するために取るものです。メモしても覚えられないのは記憶力のせいではなく、全部書く・文章で書く・書きっぱなしの3つが原因でした。

今日から使えるメモの取り方のコツはこの5つです。

• 5W1Hの欄を頭に用意しておく
• コーネル式ノートで書く場所を決めておく
• 固有名詞と数字と期限だけに絞る
• 図と矢印と記号で書く時間を減らす
• 書いた直後にメモを見ずに思い出す

そのうえでその日のうちに口に出し、翌朝に思い出し、次の行動に書き直す。この3つを習慣にすれば、書いたメモが仕事で使える知識に変わっていきます。

覚えるのが早い人との差は才能ではなく、話や資料を受け取って要点をまとめる速さです。この速さは読み方を変えれば何歳からでも伸ばせます。