残業を減らす方法｜個人でできる6つの工夫と見落としがちな読む時間の減らし方

今日こそ定時で帰ろうと思っていたのに、気づけば20時を過ぎている。残業を減らす方法としてタスク管理も優先順位づけも試したのに帰る時刻がほとんど変わらないってことありませんか？

周りに聞いても仕事が多いから仕方ないと言われて自分の要領が悪いせいなんじゃないかと思ってしまいますよね。でもそれはあなたの能力のせいじゃないんです。

残業を減らすには退社時刻から逆算して会議やメールや探し物に使う時間を削り、そのうえで一日でいちばん長い読む時間を短くすることです。資料やメールを読む時間は毎日の仕事のあちこちに入り込んでいるので、ここが縮むと帰る時刻が前に動きます。

この記事では残業が減らない5つの原因・個人で今日からできる6つの方法・見落とされがちな読む時間の減らし方を紹介します。

資料やメールを読む時間が長くなる原因の1つは頭の中で一字ずつ声に出して読むクセです。私が教えている速読法GSRで声に出さずに見て意味をとる読み方がどう身につくのかは、下の無料の入門動画講座で先に確かめられます。

残業が減らない5つの原因

残業が減らない原因は仕事の量だけではありません。時間の使い方と読む作業にも原因があり、そこは自分の手で変えられます。

①仕事の量と人手は自分だけでは変えにくい

仕事の量や人手不足は自分ひとりでは動かしにくい原因です。

量を理由にすると、打てる手は人に振る・断る・人を増やしてもらうくらいに限られます。どれも上司や会社の判断が要るので、量だけを見ていると残業はなかなか減りません。

同じ量の仕事でも、終わる時刻は人によって大きく違いますよね。この記事ではその差を生む時間の使い方と作業の速さに目を向けていきます。

②会議や割り込みで時間が細切れになる

会議や急な質問や電話が続くとまとまった作業時間が取れなくなります。

30分の空き時間が3回あっても、そのたびに作業を思い出して取りかかり直すので1時間半のまとまった時間と同じだけは進みません。自分の作業が夕方まで手つかずになり、定時を過ぎてからやっと集中できるという流れになりがちです。

③終わる時刻を決めずに仕事を始めている

終わる時刻を決めていないと仕事は使える時間いっぱいまで延びていきます。

今日は何時に帰ると決めていない日は、ひとつの資料を必要以上に整えたり急ぎではないメールに丁寧に返したりしやすいからです。残業できる前提で一日を組むと昼間の仕事のペースそのものがゆっくりになってしまいます。

④遅くまで残ることが頑張りの証になっている

職場によっては長くいること＝頑張っているという空気が残業を生んでいます。

私は高校教師だったころ朝7時から夜12時まで働き、残業は毎月200時間を超えていました。夜遅くの職員室にはいつも同じ顔ぶれがいて、時間がないとか大変だよねという話をしていたんです。

よく見ると雑談も多く、長くいることで頑張っている自分を作っていたと後で気づきました。帰りにくい雰囲気の中で残ることが目的になっていないか一度振り返ってみてください。

⑤一日の多くの時間を読む作業が占めている

見落とされやすいのがメールや資料を読む作業にかかる時間です。

どの仕事もまず何かを読んで中身をつかむところから始まります。読むのが遅いとその遅れがすべての作業に少しずつ上乗せされていくんです。これはあとで詳しくお話しします。

個人でできる残業を減らす6つの方法

個人で残業を減らすには時刻を先に決めて時間の流れを止めないことです。会社の制度を待たずに明日から一人で始められる方法を6つ紹介します。

日本の一般労働者の残業（所定外労働時間）は平均で月13.5時間です（2024年、厚生労働省 毎月勤労統計調査）。これより大幅に多い月が続いているなら次の方法から順に試してみてください。

①退社する時刻を先に決めて逆算する

朝のうちに今日は何時に帰るかを決めて、そこから逆算して仕事を並べます。

帰る時刻の後に家族との約束や習い事など動かせない予定を入れておくと、昼間の仕事のペースが自然に上がります。毎日が無理なら週に2日だけ定時の日を決めるところから始めてもかまいません。

②朝いちばんにその日の優先順位を決める

始業後の5分で今日やることを書き出して上から3つだけに順番をつけます。

頭が働く午前中にいちばん重い仕事を置くのがコツです。大きな仕事は30分で終わる大きさに分けておくと、細切れの時間でも少しずつ進められます。

③会議は目的と終わる時刻を決めて出る

会議に出る前に何を決める会議かと終わる時刻を確かめます。

自分が主催する会議なら議題と終わる時刻を案内に書いておくだけで長引きにくくなります。会議のメモに時間を取られている人は議事録のメモが追いつかないときの取り方も役に立ちますよ。

④メールとチャットは見る時間を決めてまとめて返す

メールやチャットは見る時間を決めてまとめて処理します。

通知が来るたびに開いていると、そのたびに手元の作業が止まって取りかかり直す時間がかかります。たとえば9時・13時・16時と見る時刻を決め、急ぎの連絡だけは電話か声かけで受けるようにすると作業の時間がまとまって残ります。

⑤資料の置き場所を決めて探す時間をなくす

ファイルや書類は置き場所とファイル名の付け方を決めて、探す時間をなくします。

あの資料どこだっけと探す数分も、一日に何度も重なれば大きな時間です。仕事が早い人に共通する特徴を見ても探す・待つ・やり直す時間を作らない工夫が目立ちます。

⑥終わらない仕事は早めに相談して抱え込まない

今日中に終わりそうにない仕事は昼のうちに上司に相談します。

定時の直前に言い出すともう誰も手伝えません。昼の時点で期限を延ばせるか・ほかの人に頼めるか・どこまでやれば十分かを確かめておけば、一人で夜まで抱え込むことを防げます。

残業の原因になっている作業そのものを減らしたいなら、やめる・まとめる・型にするの順で仕事を減らす方法もあわせて試してみてください。

部下と上司の間で仕事を抱え込みやすい立場の人は、中間管理職のストレスの原因も確かめてみてください。

残業時間の多くは読む作業に消えている

6つの方法を試しても帰る時刻が変わらないなら読む作業そのものに時間がかかっている可能性が高いです。

メール・チャット・資料と一日じゅう文字を読んでいる

オフィスの仕事は読むことの連続でできています。

朝はメールとチャットの未読を追い、会議の前には資料に目を通す。報告書やマニュアルを確かめ、ネットで調べものをする。最近はChatGPTなどの生成AIが出した文章を読んで確かめる時間も増えました。

メール1通や資料1枚にかかる時間は短くても、一日に何十回も重なれば合計は数時間になります。文字を速く読んで処理する力はAI時代に必要な能力の土台にもなっているんです。

読むのが遅いと夕方に仕事が積み上がる

読むのが遅いとその遅れは一日の後ろへ積み上がっていきます。

資料を読むのに手間取って会議の準備が押し、メールを読み込むのに時間がかかって返信が後回しになる。読む作業が少しずつ遅れた結果夕方には手つかずの仕事が山になっています。

その山を片づける時間が残業です。逆に言えば読むのが速くなればこの積み上がりは小さくなります。仕事が早い人ほどメールや資料を受け取る時間が短いのもそのためなんですよね。

読む作業に時間がかかる2つのクセ

読むのが遅いのは頭の良し悪しではなく学校で身についた読み方のクセです。クセは大きく2つあります。

頭の中で声に出して読む内声化

ひとつめは頭の中で一字ずつ声に出して読むクセです。これを内声化と呼びます。

今この文章を読みながら、頭の中で声が聞こえていませんか？ 内声化をしていると読む速さは声に出して読める速さより上がりません。

しかも頭の中で読み上げている間は、文章全体の意味をまとめるための頭の作業台がふさがってしまいます。読んだのに頭に残らない、読んでいると眠くなるという状態はここから起きるんです。

内声化は学校の音読で身についた習慣です。生まれつきの能力ではないので、練習で変えられます。

全部を完璧に理解しようとする読み方

ふたつめは書いてあることを全部理解しようとする読み方です。

まじめな人ほど一文ずつ取りこぼさないように追い、少しでも引っかかると前の行に戻って読み直します。でも細かい情報を一つずつ拾うほど頭の作業台はすぐいっぱいになり、資料が結局何を言いたいのかがかえって入ってきません。

完璧に読もうとするほど時間がかかって頭にも残らないんです。

読む時間を短くする2つの読み方

読む時間を短くするには声に出さずに見て読むことと要点から読むことの2つです。

声に出さずに見て意味をとる視読に切り替える

内声化には文字を見て意味をとる視読が解決策になります。

じつは視読はあなたも毎日やっています。駅の案内表示の「3番線 快速」やスマホの通知をいちいち頭の中で読み上げてから理解してはいませんよね。

すでにできている読み方を資料やメールにも広げていくだけです。読み方は短い練習の積み重ねで変えられます。

広島大学の森田愛子氏らの研究（2015年、大学生43人）では視野を広げる練習に内声化を減らす練習を加えたトレーニングを1日約5分・1週間続けるだけで、読書速度が平均約60%上昇したことが報告されています（出典：森田・小澤（2015）日本教育工学会論文誌）。

毎日読んでいるメールや資料の量に当てはめると一日に取り戻せる時間は小さくありません。

結論と判断に関わる所から先に読む

仕事の資料は結論と自分の判断に関わる所だけを先に読めば十分です。

読む前にこの資料から今日の判断に必要なことを1つ見つけると決めてからページを開きます。探すものが決まると必要な情報のほうから目に入ってくるようになるんです。

最初は3〜6割の理解でかまいません。次の順番で読むと資料1枚にかける時間がぐっと短くなります。

要点をつかんで短くまとめる練習をしたいなら要点をまとめるコツも参考にしてください。

読む速さが変わると残業はこう変わる

読む速さが上がると同じ仕事量でも帰る時刻が前に動きます。

同じ仕事量を短い時間で終えられる

いちばん大きな変化は同じ量を短い時間で終えられることです。

30分かけていた会議資料を10分で読み終え、午前中のうちにメールの確認が片づく。読む作業が前に進むとその後の仕事も順に前倒しになります。

私も速読を身につけてから残業時間を1,400時間カットできました。毎月200時間を超えていた残業から抜け出せたのは、読み方を変えたからなんです。

浮いた時間で気持ちの余裕が戻る

残業が減ると時間と気持ちの余裕が一緒に戻ってきます。

定時で帰れる日が増えれば、家族と夕食をとったり後回しにしていた勉強に手をつけたりできます。仕事に追われていると家に帰っても頭の中で仕事が続きますが、その時間が少しずつ短くなっていきます。

読む速さを根本から鍛える速読法GSR

読む速さを根本から変えたいなら読み方と脳の使い方を練習で変えるのが近道です。私が教えている速読法GSRはそのための方法なんです。

残業の記事で速読の話をするのはここまで見てきたとおり、残業の多くが読む時間から生まれているからです。

残業の根っこは情報を受け取って処理する速さ

6つの方法はどれも今日から効きますが、情報を受け取って処理する速さが上がると、すべての仕事に一度に効きます。

メールを読む・資料をつかむ・会議の話をまとめる・AIの出した文章を確かめる。どの作業も言葉を受け取って要点をつかむ同じ頭の働きを使っています。

ここが速くなれば、時間の使い方の工夫を思い出さなくても、一日のあちこちで少しずつ時間が浮いていくんです。

読む以外の場面も含めて頭の働きを速くするやり方は頭の回転を速くする方法で紹介しています。

速読法GSRはページを飛ばす読み方ではない

速読法GSRは要点と骨組みをつかんで速く正確に読む方法で、ページを飛ばす読み方ではありません。

スタンフォード大学心理学博士のスティーブン・ギリガン先生らが開発したジェネラティブステートという、落ち着いたまま集中した状態を土台にしています。内声化を減らして見て意味をとり、まず全体をつかむ読み方を6週間の練習で身につけます。

速くすると理解が雑になるのではと感じますよね。でも処理する力そのものを上げるので速さと理解を一緒に伸ばせます。

残業時間が変わった受講者の声

読む速さを変えたことで残業が減った受講者はたくさんいます。

ここでは次のような変化があった方の声を紹介します。

• 毎月95時間あった残業が20時間に減った
• 読書速度が受講前の119倍になり、速いスピードで仕事ができるようになった
• 資料や映像の確認に追われる毎日から抜け出した

残業を減らした受講者の働き方の変化はこちらでくわしく紹介しています。

無料教材を含めて累計45,000人超が活用

速読法GSRは、無料教材を含めて累計45,000人を超える方に活用されています（2026年5月時点、PR-FREE）。

まずは無料の入門動画講座で読み方を確かめる

夕方になっても判断が進まず残業が続くと、自分は仕事も考えるのも遅いと感じてしまいます。けれど時間を取られているのは考える段階より、メールや資料を頭の中で声に出して読む段階であることが多いんです。読んで処理する速さが変われば考えて決める時間を日中のうちに取れます。

残業を本気で減らしたいなら一日でいちばん長い読む時間を変えるのが近道です。まずは無料の入門動画講座で今のあなたの読み方のクセを確かめてください。

動画を最後まで見ると通常5,000円のGSRオンライン体験会に無料で参加できます。記事の最後にあるボタンからメールアドレスだけで受け取れます。

残業を減らす方法についてよくある質問

残業を減らすために個人でできることは何ですか？

朝のうちに帰る時刻を決めて逆算し、その日の優先順位を3つに絞ることから始めてください。会議は終わる時刻を確かめて出て、メールは見る時間を決めてまとめて返します。そのうえで資料やメールを読む時間を短くすると、同じ仕事量でも帰る時刻が前に動きます。

残業が減らない原因は何ですか？

仕事の量や人手不足のほかにも原因があります。会議や割り込みで時間が細切れになる・終わる時刻を決めていない・長くいることが頑張りの証になっている・読む作業に時間がかかっているといった原因が重なっています。量以外の原因は自分の手で変えられます。

仕事が終わらないのに定時で帰るにはどうすればいいですか？

昼のうちに今日中に終わらない仕事を見きわめ、上司に期限やどこまでやるかを相談してください。定時の直前に言い出すと誰も手伝えません。帰る時刻の後に動かせない予定を入れておくと、昼間の仕事のペースも上がります。

周りが残っていて帰りにくいときはどうすればいいですか？

今日は何時に帰ると朝のうちに周りに伝えておき、帰る前にその日の進み具合を一言報告してから帰るようにしてみてください。長くいることより決めた時刻までに仕事を仕上げることを見せるほうが、周りの見方も変わっていきます。

読むのが遅いのは生まれつきですか？

生まれつきではありません。読むのが遅い主な原因は頭の中で一字ずつ声に出して読む内声化と、全部を完璧に理解しようとする読み方のクセです。広島大学の研究では1日約5分・1週間の練習で読書速度が平均約60%上がっています。

忙しくて時間がないのですが、読む練習は続けられますか？

続けられます。読み方を変える練習は1日5分ほどからで、通勤前や昼休みの短い時間でもできます。長い時間をまとめて取るより短い練習を毎日続けるほうが身につきやすいです。

まとめ

残業が減らないのはあなたの能力が低いからでも要領が悪いからでもないんです。この記事のポイントを並べておきますね。

• 残業の原因は仕事の量だけでなく、細切れの時間・決めていない終わりの時刻・職場の空気・読む時間にもある
• 帰る時刻を朝に決め、優先順位を3つに絞り、会議とメールの時間を決める
• 探す時間をなくし、終わらない仕事は昼のうちに相談する
• 一日の多くを占める読む時間は内声化と完璧主義の2つのクセで長くなる
• 声に出さずに見て読み、結論から読むと同じ仕事量でも帰る時刻が前に動く

時間の使い方を整えたうえで読む時間を短くすると、残業は自分の手で減らせます。