議事録のメモが追いつかない原因と対策｜全部書かずに3要素を押さえる4ステップ

会議で議事録を頼まれて発言を必死に書いているうちに話がどんどん先へ進んでしまう。議事録のメモが追いつかないと自分は手が遅いんじゃないかと落ち込んでしまいますよね。

後で見返しても何が決まったのか分からず、結局ほかの出席者に聞き直すことになる。そんな思いをしているのはあなただけじゃないんです。

議事録のメモが追いつかない原因は書く速さではなく全部書こうとしていることです。議事録に要るのは決定事項・議論の経緯・TODOの3つだけなので、そこに絞れば話の速さに追いつけます。

この記事では、メモが追いつかない3つの原因・明日の会議から使える4ステップの取り方・会議のあと30分で仕上げる手順を紹介します。

全部書こうとして遅れるのは聞いた言葉を受け取って要点にまとめる速さが、話の速さに追いついていないからでもあります。私が教えている速読法GSRでこのまとめる速さを読む練習でどう鍛えるのかは、下の無料の入門動画講座で先に確かめられます。

議事録のメモが追いつかないのは書く速さの問題ではない

メモが追いつかないのは手が遅いからではなく聞く・考える・書くを同時にしているからです。書く量を減らせば手の速さはそのままでも追いつけます。

全部書こうとすると話を理解する余裕がなくなる

全部書こうとするほど話を理解する余裕がなくなります。手で書ける量は人が話す量にとても追いつかないからです。

元NHKアナウンサーの矢野香さんは1分300字が相手に伝わりやすい話す速さだと書いています（ダイヤモンド・オンライン）。会議の発言はこれと同じかもっと速く、しかも何人もの声が続けて出てきます。

書いている間も頭は次の発言を聞き取り、今の話がどこへ向かうのかを考え続けています。脳が一度に扱える量には限りがあるので、書くことに力を取られた分だけ理解が抜け落ちてしまうんですよね。

後で見返したときに字は書いてあるのに何の話か分からないのはそのためです。

議事録に書くのは決定事項・議論の経緯・TODOの3つだけ

議事録に書くのは決定事項・議論の経緯・TODOの3つだけです。

自分が思い出すためのメモと違って、議事録は会議に出ていない人にも決まったことを伝えるための記録です。全部の発言ではなくこの3つが正しく残っていれば役目を果たせます。

1時間の会議でも決まったことに関わる大事な発言はひと握りです。残りは前置きや雑談・みんなが知っていることの確認なので、成果の8割は2割の要素から生まれるというパレートの法則がよく当てはまります。

議事録ではない、仕事を覚えるためのふだんのメモの取り方はこちらにまとめています。

メモが追いつかなくなる3つの原因

メモが追いつかなくなる原因は書き方・聞き分け方・準備の3つにあります。どれも能力ではなくやり方の問題なので今日から直せます。

①発言を文章のまま書き取ろうとしている

いちばん多い原因は発言を文章のまま書こうとすることです。

たとえば上司が「あの件は来週までに方向性を固めたいから、Aさんと相談しておいて」と言ったとします。これを一字ずつ書いている間にもう次の話が始まってしまいますよね。

書き取ることに気を取られると、その発言が決定なのかTODOなのかを考える余裕も残りません。

②決定・議論・TODOの区別を持たずに聞いている

3つの区別を持たずに聞くとすべての発言が同じ重さに見えてしまいます。

雑談も決定も同じように書こうとするので追いつかないのは当然なんです。これは決定かTODOかどれでもないかと分けながら聞ければ、書くか捨てるかをその場で決められます。

会議に限らずふだんの指示や報告でも話の速い上司についていけないなら、仕事が早い人に追いつく方法も役に立ちます。

③議題や専門用語を知らないまま会議に出ている

会議の前に議題や資料を見ていないと話を理解するだけで手一杯になります。

知らない専門用語が出るたびに手が止まり、話の行き先も読めないまま書き取ることになるからです。会議の場で準備不足を取り返そうとすると三重の作業を抱えることになります。

メモが追いつかない人のための議事録の取り方4ステップ

議事録の取り方は準備・振り分け・短く書く・印を残すの4ステップです。この順にやれば全部書かなくても決まったことは漏れません。

①会議の前に3つの欄を作ったテンプレートを用意する

会議の前に書く欄を先に作っておくと、会議中は発言を欄に振り分けるだけで済みます。日時・出席者・議題は会議の前に埋めておきましょう。

欄	書く中身	いつ書く
日時・出席者・議題	会議の基本情報	会議の前
決定事項	決まった結論	会議中
議論の経緯	決まった理由・分かれた意見	会議中
TODO	担当者・期限・やること	会議中

議題に知らない言葉があれば会議の前に調べておきます。議題を5分眺めるだけで、今日は何が決まりそうかとどこでTODOが出そうかの見当がつきますよ。

紙のノートで取るならページを3つに分けるコーネル式ノート法を議事録に使うのもおすすめです。右に発言の要点・左にキーワードや質問・下に決定とTODOを書くと、後から探しやすくなります。

②決定・議論・TODOに入る発言だけを書く

会議が始まったら3つの欄に入る発言だけを書きます。これはどの欄に入るのかと考えながら聞き、どこにも入らないものは書きません。

書かなくてよいのはたとえば次のような発言です。

• 雑談やアイスブレイク
• 「では本題に入りますが」のような前置き
• 全員がすでに知っている前提の確認
• 議題から外れた余談

書かないと決めるのは最初は不安ですよね。でも3つの欄さえ埋まっていれば、議事録としては十分に役目を果たせます。

③単語と記号で短く書く

発言は文章にせず単語と記号だけで残すと追いつけるようになります。記号は自分の中で意味を決めておけば十分です。

記号	意味
◎	決定・合意
⇔	意見が分かれた点
→	TODO（担当・期限）
？	後で確かめる
★	大事な発言

人の名前は頭文字にして、聞き取れなかった専門用語はカタカナで書いておくと手が止まりません。たとえばA案とB案で意見が分かれてコストを理由にB案に決まり、田中さんが月曜までに資料を作るという話なら次のように書けます。

発言をそのまま書き写すと理解まで浅くなることを示した研究もあります。

米国の研究チームは2014年、大学生に講演の動画を見ながらノートを取ってもらいました。手書きの組とノートパソコンの組でその後のテストの点を比べています（Mueller & Oppenheimer（2014））。

ノートパソコンの組は講演をそのまま書き写す割合が高く、書き写した量が多い人ほど考え方を問う問題の点が低くなりました。

ただし2019年の追試では、手書きのほうが点が高いという結果ははっきりとは再現されていません（Morehead ほか（2019））。手書きかパソコンかよりそのまま書き写すことを避けるのが大事だと考えてください。

④聞き取れなかった所は印を付けて先に進む

聞き取れなかった所は？だけ書いて先に進みます。そこで止まるとその後の話をまとめて聞き逃してしまうからです。

印を付けた所は会議が終わった直後に発言した人へ確かめるか、その日のうちに同席した人に聞きます。全部を書き取ろうとして話を聞き逃すより、印を残して後で取り戻すほうが議事録の出来はずっと良くなります。

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会議のあと30分で使える議事録に整える

議事録は会議のあと30分以内に清書して共有すると、メモの意味を思い出せるうちに仕上がります。すぐ終わる作業をその場で片づけるのは仕事が早い人の習慣にも共通しています。

記憶が残っている30分以内に清書する

清書は会議が終わって30分以内、遅くともその日のうちにやります。時間がたつほど、自分で書いた「→田中 月曜 資料」が何の資料だったのか思い出せなくなるからです。

会議が終わったらまず60秒だけ目を閉じて、何が決まったか・誰が何をやるか・引っかかった所はどこかを頭の中で言葉にしてみてください。

要するに何が決まったか、だから明日は何をやるかの2文を言えれば、散らかったメモの順番が整います。清書では社内だけの略語や「あの件」のような言葉を、会議に出ていない人にも分かる言葉に置き換えましょう。

TODOは担当者と期限までセットで書く

TODOには必ず担当者と期限を書きます。「資料を作る」だけでは誰がいつまでにやるのかが分からず動き出さないからです。

決定事項も同じで「方向性を固める」のようなあいまいな書き方ではなく、「B案で進める」と決まった中身をそのまま短く残します。会議に出ていない人が読んでも迷う所が残らないか、最後に読み返して確かめてください。

会議で決まらないまま持ち越す案件が多いときは決断が遅くなる原因と速く決める方法も参考になります。

AIの文字起こしは聞き漏らしの保険にする

AIの文字起こしは手で書く3つの欄の保険として使うのがいちばん安心です。会議の音声を文字にしてくれるので正確な言い回しを後から確かめられます。

ただ雑音が多い部屋や何人も同時に話す場面・専門用語が多い会議では、文字起こしの間違いが増えます。AIの要約だけに頼ると、肝心の決定やTODOが抜けていても気づけません。

会議中は自分の手で3つの欄を埋めながら聞き、AIには全文の記録を任せる。この組み合わせなら聞くことに集中しながら聞き漏らしも防げます。

聞きながら要点をつかむ力は読む練習で鍛えられる

メモが追いつかない悩みを根っこから軽くするには聞いた話をまとめる速さを上げることです。じつは私が教えている速読の練習は、この速さを鍛えるためのものでもあるんです。

急に速読の話が出てきて、どうしてと思いましたよね。理由を順番にお話しします。

メモが追いつかないのは頭の中でまとめる速さの問題

ここまでのコツで書く量は減らせますが、どの発言が決定なのかを判断するのは頭の中でまとめる速さです。3つの欄も記号も、聞いた話をその場でまとめられて初めて役に立ちます。

話の要点がつかめないまま欄を埋めようとすると結局また全部書きたくなってしまうんですよね。

聞くときと読むときは同じ頭の働きを使っている

聞いた話をまとめる働きは文章を読むときとまったく同じです。どちらも言葉を受け取り、頭の中の作業台（ワーキングメモリ）の上で要点にまとめています。

資料を読むときに頭の中で一字ずつ声に出し、全部わかろうとする人は作業台が細かい言葉で埋まりがちです。同じ使い方を会議でもしているので、発言を一つずつ追いかけて要点をつかむ前に話が流れていってしまいます。

人の話がなかなか頭に入らない理由は人の話が頭に入らない2つの原因でくわしく紹介しています。

速読法GSRで受け取ってまとめる速さを鍛える

速読法GSRは言葉を受け取ってまとめる速さを読む練習で鍛える方法です。スタンフォード大学心理学博士のスティーブン・ギリガン先生らが開発したジェネラティブステートという、落ち着いたまま集中した状態を土台にしています。

受け取る・まとめる・判断する・伝えるの4つの段階で仕事の速さをとらえる考え方は頭の回転を速くする方法で詳しく紹介しています。

頭の中で声に出さずに見て意味をとり、まず全体の骨組みをつかむ読み方を身につけるので作業台が細かい言葉で埋まりにくくなります。読み方は短い練習の積み重ねで変えられますよ。

広島大学の森田愛子氏らの研究（2015年、大学生43人）では、視野を広げる練習に内声化を減らす練習を加えたトレーニングを1日約5分・1週間続けるだけで読書速度が平均約60%上昇したことが報告されています（出典：森田・小澤（2015）日本教育工学会論文誌）。

内声化とは、頭の中で文字を声に出して読むクセのことです。要点をつかむ力そのものを伸ばしたいなら要点をまとめるコツもあわせて読んでみてください。

会議や資料に追われなくなった受講者の声

読み方を変えたことで仕事のスピードが上がった受講者はたくさんいます。

仕事の資料を隅から隅まで見返していた方は読んだ内容をアウトプットまでつなげられるようになりました。読書速度が受講前の119倍になった方は速いスピードで仕事をするのが自然にできるようになったと話しています。

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議事録のメモについてよくある質問

議事録のメモが追いつかないときはどうすればいいですか？

全部書くのをやめて決定事項・議論の経緯・TODOの3つに入る発言だけを書いてください。会議の前にこの3つの欄を作ったテンプレートを用意し、発言は単語と記号で短く残します。聞き取れなかった所は？を付けて先に進み、会議の直後に確かめれば十分です。

議事録には何をどこまで書けばいいですか？

日時・出席者・議題に加えて決定事項・その結論になった主な理由や分かれた意見・TODO（担当者・期限・やること）を書きます。発言を一つずつ残す必要はありません。会議に出ていない人が読んで何が決まり誰が何をやるのかが分かれば役目を果たせます。

議事録のメモは手書きとパソコンのどちらがいいですか？

どちらでも構いません。気をつけたいのは、発言をそのまま書き写さないことです。パソコンは打つのが速いぶん書き写しになりやすいので、単語と記号で残すよう気をつけてください。会議中は手書きでメモし、清書と共有はパソコンでする使い分けも取り組みやすい方法です。

AIの文字起こしがあれば議事録のメモはいりませんか？

メモはあったほうが安心です。文字起こしは雑音や同時の発言・専門用語に弱く、要約だけでは決定やTODOが抜けても気づけません。会議中は3つの欄を自分の手で埋め、AIには全文の記録を任せて正確な言い回しを確かめる保険として使ってください。

発言が多くて速い会議ではどうメモすればいいですか？

決定事項とTODOの2つに絞って書いてください。議論の経緯は無理に追わず、最後に何が決まり誰が何をやるのかだけを確実に押さえます。誰の発言か分からなかった所は？を付けておき、会議が終わったらすぐに確かめましょう。

議事録が苦手で頼まれるのが怖いです。慣れるコツはありますか？

最初の数回は決定事項とTODOだけを書けば十分だと決めてください。怖さの多くは全部書けないかもしれないという不安から来ているので、書く範囲を先に決めると気持ちが楽になります。慣れてきたら議論の経緯を書き足していきましょう。

まとめ

議事録のメモが追いつかないのは手が遅いからではなく全部書こうとしているからです。この記事のポイントを並べておきますね。

• 議事録に書くのは決定事項・議論の経緯・TODOの3つだけ
• 原因は文章のまま書く・3つを分けずに聞く・準備をしていないの3つ
• 会議の前に3つの欄のテンプレートを作り、発言は単語と記号で残す
• 聞き取れなかった所は？を付けて先に進み30分以内に清書する
• TODOは担当者と期限まで書き、AIの文字起こしは保険にする

書く量を決めてから会議に入るだけで話を聞く余裕が戻ってきます。