「今は修正しないでください」とメールに書いたのに、修正された資料が返ってきた。そんなことが続くと文章を読まない人がどうしてこんなに多いのかって、ため息をつきたくなりますよね。
太字にしても箇条書きにしても読まれないともう口で言ったほうが早いと思ってしまうのも無理はありません。
でも文章を読まない人が多いのは注意力や意欲が足りないからではないんです。人は文章を開くと自分は何をすればいいかだけを探して読むので、その問いに答えない条件や例外や否定形が目に入らなくなります。
直すべきなのは相手の態度ではなく、読む前に脳へ出す注文と書く側が大事な一文を置く場所です。
この記事では文章を読まない人に共通する特徴と条件や例外だけが落ちる仕組みを図で見せながら、読む側と書く側それぞれの直し方を紹介します。
同じ読み落としは毎日たくさんのメールや資料を読む自分の側にも起こります。私が教えている速読法GSRで読む前に脳への注文を決め、落ち着いて集中した状態で読むやり方は下の無料の入門動画講座で先に確かめられます。
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この記事の執筆・監修
浦地純也（しゃっく）
速読メソッド「GSR」講師 ／ 株式会社ManaBeラボ 代表取締役
- 株式会社ManaBeラボ代表取締役
- 中学校、高等学校理科教員免許
- 国際ジェネラティブチェンジ協会ジェネラティブトランス修了資格
- カリフォルニア大学発祥の心理学指導者資格
2013年、高知大学で理科教員免許を取得し、公立の高等学校で2年間理科教師として働く。その後速読に感銘を受け愛知県で速読教室と学習塾を開校。
その後、スタンフォード大学心理学博士のギリガン先生と出会い、「瞑想状態×速読」を用いた新しい速読メソッド【GSR（Generative Speed Reading）】をワールドクラスパートナーズ株式会社と開発。
2019年には、「人生を変える速読法 GSR」を出版。2025年までの10年間で44,000人以上への速読指導の実績。現在もオンラインで全国の人々へ向けて活動中。
職場で文章が読まれない実態
職場で起きている読み飛ばしは結論と手順は届くのに、条件・例外・否定形の但し書きだけが落ちるという偏ったものです。
なんでそこだけ読まないんだと言いたくなる場面はあなたの職場だけで起きているわけではありません。
落ちるのは条件と例外と否定形
読み落とされるのはいつも次の3種類の情報です。
- 条件（Aの場合はこう・それ以外はこう）
- 例外（ただし今回に限り）
- 否定形（まだ着手しないでください・共有はしないでください）
結論と手順は伝わっていて抜けるのはそこに付いていた但し書きだけなんですよね。だから相手は悪気なく自信を持って違うものを出してきます。
ビジネスパーソン614人を対象にした調査では、88.1%が同じ話を聞き同じ資料を見ても認識や理解のズレが起きていると答えました（ALL DIFFERENT株式会社・2023年）。そのズレで仕事に困ることがある人も82.7%いたんです。
条件をひとつ落とした資料は部分修正では済まずに最初から作り直しになることもあります。事前に配った会議資料を誰も読んでこないので、会議の前半が資料の読み上げに消えていく職場も珍しくありません。
文章を読まない人に共通する4つの特徴
文章を読まない人には性格よりも読み方のクセに共通点があります。
| 読み方のクセ | 職場で起きること |
|---|---|
| 知っている単語だけ拾う | 見慣れない条件の一文が素通りされる |
| 分からない所を都合よく解釈する | 指示と違うものが自信満々で返ってくる |
| 8割分かれば読めたことにする | 残りの2割にあった例外が抜ける |
| 長文を開いた瞬間に後回しにする | 締切の直前に慌てて結論だけ読む |
どれも本人にとってはちゃんと読んだつもりの読み方です。だから「読んでないでしょ」と言われても本人はピンとこないんですよね。
自分にも当てはまるか確かめたいときは読解力のない人に出る7つの特徴も見てみてください。
読解力という言葉の意味や大人が読解力を鍛える方法から確かめたいときは読解力とは？意味と低くなる原因｜大人が読解力を鍛える4つの方法を読んでみてください。
画面で読む習慣が拾い読みを標準にした
但し書きだけが落ちる理由のひとつは私たちが文字を読む場所が紙から画面へ移ったことにあります。
情報学の研究者ジミン・リウは画面で読む時間が増えるにつれて読み方がどう変わったかを調べました（Liu（2005））。
増えていたのはざっと見渡す読み方やキーワードだけを拾う読み方で、腰を据えた深い読みは減っていました。画面で読む習慣が拾い読みを標準の読み方に押し上げたんです。
ウェブの使いやすさを研究するNielsen Norman Groupの分析でも、人が1ページで読む単語は多くても28%、実際には20%ほどでした（Nielsen（2008））。
この変化が読書の側に出たのがスマホのせいで本が読めなくなった感覚です。
ただし日本人の読む力そのものが落ちたわけではありません。15歳が受けるOECDの学習到達度調査（PISA）では、日本の読解力は2018年の全参加国・地域中15位から、2022年には3位まで上がっています。
変わったのは能力ではなく読み方の習慣のほうなんです。
読み飛ばしているのは相手だけではない
読み飛ばしは相手の性格でも世代の問題でもなく、同じ環境で働く全員に起きています。
先週まわってきた10ページの提案書をあなたは最後まで読みましたか？ 長い議事録をスクロールしながら太字だけ拾っていませんでしたか？
しゃっく指示を出す側も受け取る側も、じつは同じ読み方をしているんですよね。だから「ちゃんと読んで」と言い合っても状況はなかなか動かないんです。
読み落としが原因で仕事が遅れがちな部下には仕事が遅い部下への接し方で紹介した段取りの渡し方も使えます。
読み飛ばし自体は間違った読み方ではない
拾い読みそのものは間違った読み方ではありません。問題は何を拾い何を捨てるかを選べていないことです。
ここまで読んでやっぱり全部きちんと読ませるしかないと感じたかもしれません。でも私が教えている読み方も、全部は読まないことを前提にしているんです。
文章の核心は全体の2割しかない
1冊の本でいえば著者が本当に伝えたい核心は全体の20%ほどです。残りの80%は、その20%を納得させるための具体例やデータや言い換えなんですよね。
職場の文章も同じで、20ページの提案書のうち判断に必要なのは数ページ分ですし、長いメールも用件そのものは2〜3行に収まります。
全部を同じ重さで読もうとすると頭の中が具体例や言い換えでいっぱいになって、本当に重要な2割が埋もれてしまいます。最初から重要な2割に狙いを定めて読むほうが脳の使い方としては理にかなっているんです。
全部読もうとする人ほど全体を落とす
一文一文を漏らさず理解しようとすると、頭の中のメモ帳にあたるワーキングメモリが細部の情報でいっぱいになります。
そうなると全体をまとめる余力が残らないので、ちゃんと読んだはずなのに何の話だったか思い出せないということが起きます。まじめな人ほど次のような読み方でこの状態に入りやすいんです。
- 一文字ずつ丁寧に読む
- 飛ばさずに最初から最後まで読む
- 分からない所があれば前に戻って読み直す
どれも良い態度に見えますが、「もっと丁寧に読め」という指示は読み落としをむしろ増やすことがあるんです。
脳は注文した情報しか出してこない
拾われる2割を決めているのは読む人が読む前に脳へ出している注文です。
ハンバーガー屋でハンバーガーを注文すればハンバーガーが出てきて、ポテトを頼めばポテトが出てきますよね。脳もこれと同じで注文したとおりの情報しか手元に届きません。
仕事のメールを開くときほとんどの人が出している注文は「結局、私は何をすればいいのか」の1つだけです。この注文に対して脳が返してくるのは、結論と手順だけなんですよね。
今は修正しないでくださいという一文は文字としては目に入っていても注文の対象外なので引っかかりません。出てこないのではなく注文していないだけなんです。
意図して捨てるのと意図せず落ちるのは別物
全部は読んでいないという見た目は同じでも、選んで捨てる人と気づかず落とす人では中身が正反対です。
| 選んで捨てている | 気づかず落ちている | |
|---|---|---|
| 読む前 | 何を拾うか決めている | 決めていない |
| 読んだ後 | 狙った情報が手元に残る | 何を落としたか分からない |
| 見た目 | 全部は読んでいない | 全部は読んでいない |
事故の正体は読み飛ばすことではなく選べていないことです。だとすれば打ち手も、もっと読ませることではなく、何を注文するかを変えることになります。
文章そのものが頭に入ってこないと感じているならこちらも参考になります。
丁寧に読ませようとしても読み落としは減らない
赤字や太字で強調したり、読んだら返信するルールにしたりしても、読み落としは長くは減りません。相手が読まなくなる入口の苦手にどれも触れていないからです。
- 大事な箇所は赤字と太字で強調する
- 読んだら返信するルールにする
- 読み落としがあったらその都度指摘する
どれも一度は試されている打ち手ですよね。
「読まない」と「読めない」は入口が同じ
文章を読まない人の多くは読む気がないというより、読むのに疲れる状態にいます。
長い文章を読むのはもともと頭を使う作業です。添付ファイルが30ページもあるメールを開いた瞬間にうわっと身構えたことはありませんか？ 読めないほどではなくても読むのが重いから後回しにして、結局読まないまま進めてしまうんですよね。
外から見ると「読まない」でも、本人の中では「読むのがしんどい」が先にあります。ここを分けて考えないとやる気の問題に見えて手の打ちようがなくなるんです。
読まない人は苦手と面倒の連鎖に入っている
読まない人は苦手だから面倒で、面倒だから読まないという連鎖の中にいるだけです。
入口にあるのは苦手という感覚で、意識や責任感の問題ではありません。ここを放置したまま結果だけを責めても連鎖は回り続けます。
私もかつては活字が大の苦手で本を開けば3分で眠くなり、1か月かけて読んでも内容を思い出せない人間でした。だから読まない側を上から責める気にはなれないんですよね。
同じ連鎖は読書でも起きていて、読書が苦手な大人が抜け出す順番も入口の苦手を軽くするところから始まります。
罰やルールは連鎖の入口に届かない
罰も強制も連鎖の入口である苦手には触れていないので長続きしません。
締切と責任がはっきりした文章ほど読まれやすいのは確かですが、苦手なまま怒られたくない一心で読んでも読むことの負荷は少しも軽くなっていません。負荷が変わらなければ注意深く読んでいられるのはせいぜい数日です。
しかも罰の下で読む文章は、怒られそうな所だけを確認する作業に変わってしまいます。変えるべきなのは相手の態度ではなく読むことそのものの重さなんです。
読む側が変えるのは注文の出し方
読み落としを防ぐいちばん簡単な方法は文章を開く前の10秒でしてほしくないことも注文することです。
読むのが速い人は読んでいる最中に頑張っていません。頑張っているのは読む前なんです。私が読書を教えるときも読む前に目的を1つだけ決めてもらいます。この10秒を仕事の文章にも持ち込んでみましょう。
してほしいことと同時にしてほしくないことも注文する
メールやチャットを開く前に出す注文は2つセットにしてください。
- この人は自分に何をしてほしいのか
- この人は自分に何をしてほしくないのか
ふだんの私たちが出しているのは前者だけなので否定形と例外に反応できません。
してほしくないことを注文に加えると、今は修正しないでくださいという一文が急に浮き上がって見えます。文章が変わったのではなく注文が変わっただけなんですよね。
条件と例外は探しにいかないと目に入らない
条件・例外・否定形はどれも結論の後ろに小さく添えられるので、探しにいくと決めておかないと目に入りません。
- なお対象外のケースがあります
- ただし今回に限り
- 現時点ではまだ着手しないでください
方法は簡単で、読み終える前に一度だけ「ただし・なお・〜の場合・〜しないで」という言葉を目で追います。5秒で終わりますし、全文を読み直す必要もありません。
読み落としを防ぐのは読む前の10秒
注文を出して条件を探すと決めるだけなら合わせて15秒ほどの作業です。
この人は自分に何をしてほしいのか、何をしてほしくないのかを決めてから開きます。
まずは何をすればいいかを拾います。全部を同じ重さで読まなくて大丈夫です。
ただし・なお・〜の場合・〜しないで、の4つだけを5秒で目で追います。
気合いで読み落としを防ごうとすると、1通のメールに3分かかってしまいます。意志の力で支える対策は忙しい日から順に崩れていくんですよね。
読む前に注文を出しておくやり方なら疲れている夕方でも回ります。注意力を上げるのではなく注意が向かう先を先に決めておく方法だからです。
書く側は読み手が見にいく場所から逆算する
読まれる文章にするには落としてほしくない情報を相手が最初に見る場所に置くことです。
ライターの古賀史健さんは『取材・執筆・推敲』で、わかりにくい文章とは書き手自身がわかっていない文章であり、テクニックの問題ではないと書いています（ダイヤモンド・オンライン）。
誰に何をしてほしいのかが自分の中で決まっていない文章はぼやけたまま相手に届くんです。
読み手が最初に見るのは件名と冒頭と太字
読み手が最初に目を通すのは件名と書き出しと太字です。
速読で本を読むときも先に目を通す場所は決まっています。
- 目次（全体の設計図をつかむ）
- はじめにとおわりに（著者がいちばん言いたいこと）
- 見出し・太字・図表（読むべき所の当たりをつける）
あなたのメールを開いた相手も無意識に同じ順番で件名を見て、書き出しを見て、太字を拾っています。3〜4行のかたまりが続いたら小見出しを立てるか箇条書きに割るだけで、拾い読みの相手にも構造が届きますよ。
落としてほしくない条件は本文の後半に置かない
絶対に落としてほしくない条件は件名と冒頭の1行に入れてください。
やってはいけないのは、条件や禁止事項を本文の後半や、なお・ちなみにの後ろに置くことです。この位置の条件は拾い読みしている相手にとって存在していないのと同じになります。
長い依頼文の末尾に「なお、B案は修正不要です」と添えるより、件名を「A案のみ差し替え（B案は修正不要）」と書き換えるほうが、読み落としはずっと減ります。
冒頭の1行で誰に何をしてほしいかを言い切る
書き出しの1行では誰に・何の話で・何をしてほしいかの3つを言い切ります。
ここがそろっていれば相手は本文に入る前に自分の注文を出せます。逆にここがあいまいだと相手は読みながら注文を探すことになるので、確実に拾い読みされるんですよね。
長い内容を短くまとめるのが苦手なら要点を4つの手順でまとめるコツも使えます。
取り違えると困る指示は口頭でも確かめる
取り違えると手戻りが大きい指示は文章で送ったうえで口頭でひと言確かめると安心です。
「B案は触らなくていいからね」と声で添えるだけで、読み落としの事故はかなり防げます。ただし全部を口頭に戻すと記録が残らないので、文章を先に送って大事な一点だけ声で確かめるくらいがちょうどいいですよ。
ここまでの書き方は、自分が書く文章にしか使えません。取引先から届く長文メールも他人が作った30ページの資料も、書き直してもらうことはできないので自分に届く文章の質は選べないんです。
短時間で正しく読めるようになると何が変わるか
短時間で正しく読めるようになると、読むことへのストレスが減って条件や例外まで目が届くようになります。読む時間を増やすのではなく同じ内容を読むときの負荷そのものを下げるんです。
読むストレスが減れば条件も例外も目に入る
速く読めるようになって最初に変わるのは速度ではなく読むことへの身構えです。
30ページの資料が添付されたメールを開いたときのあのうわっという感じが薄くなります。ストレスが減れば面倒でなくなり、読む前に注文を出す余裕が生まれて条件も例外も目に入るんですよね。
罰やルールでは届かなかった入口にここで初めて手が届きます。
目標はじっくり読むことではなく短時間で正しく読むこと
目指すのはじっくり読んだ感覚のまま時間だけ短くなる状態です。
私は新婚旅行でハワイに行ったとき、ビーチサイドで300ページほどの本を読んでいました。読み終えて「久しぶりにじっくり読んだ」と言ったら横にいた妻が驚いた顔をしたんです。
読み始めてからまだ30分ほどしか経っていなかったからです。私自身は2時間ほど読んでいたつもりでした。飛ばし読みをしたのではなく同じ体験が短い時間に収まっただけなんですよね。
読む速さは資料作成やメール返信にも広がる
読む速さが上がると読むことが関わる仕事がまとめて軽くなります。
- 資料作成のスピードと質
- メール返信の速さ
- 会議でその場のアイデアを出す速さ
- 生成AIが出した長い回答の確認
文字を読むときは見る・覚える・判断するを同時にこなしています。この流れが速くなると夕方まで残っていた資料の山が定時前に片付くようになるんです。
集中して速く読む状態をつくる速読法GSR
読み落としを根っこから減らしたいなら読むときの脳の使い方を変えるのが近道です。私が教えている速読法GSRはそのためのトレーニングなんです。
なぜ速読の講師が読み落としの話をしてきたのか、ここまで読んでくださった方にはもうつながっていると思います。条件も例外も目に入ったうえで意図して捨てられる状態は注意力ではなく、脳が文字を処理する速さの話だからです。
しゃっく注文の出し方や置き場所のコツは今日から効きます。でも読むこと自体が重いままだと忙しい日にはまた戻っちゃうんですよね。
GSRは飛ばし読みの練習ではない
GSRが目指すのは全部が目に入ったうえで何を拾い何を捨てるか選べる状態です。
速読と聞いてページをパラパラめくるだけで内容が分かる映像を思い浮かべた方もいるかもしれません。あれは脳を速いスピードに慣らすためのトレーニングの一部で、読書そのものではないんです。
ゆっくり味わう読み方を捨てるわけでもありません。契約書を一字一句確かめる場面ではじっくり読み、資料の要点をつかむ場面では速く読むというように、精読と速読を目的で使い分けるのがいちばん強いんです。
鍛えるのは目ではなく脳の処理速度
速読法GSRで鍛えるのは目の筋肉ではなく脳が文字を処理する速さです。
目を速く動かせるようになっても脳の処理が追いつかなければ理解は落ちます。だからGSRでは頭の中で一字ずつ声に出して読むクセを減らし、落ち着いて集中した状態をつくってから読むことを練習していきます。
土台になっているのはスタンフォード大学心理学博士のスティーブン・ギリガン先生らが開発したジェネラティブステートという、深く落ち着いたまま集中している状態です。
読む負荷が下がって仕事が変わった受講者の声
読み方を変えたことで読む量に追われる毎日から抜け出した受講者はたくさんいます。忙しくて時間がなかった方や、仕事の効率が上がった方の声を紹介させてください。
とにかく忙しい、時間がないという毎日でしたが、劇的な変化がありました。それは、残業時間が毎月95時間だったのが20時間に減ったことです！さらに、以前は子どもや職員にイライラしていましたが、今では緊急なことが起こっても冷静に対応することができています。
ギリギリまで寝て、チャッと水を飲み、朝マックをするのが私の日課でした(笑)。そんな毎日から、早起きをして・瞑想と読書をし・朝食を作る。さらに余った時間で１日の計画ができるようになりました。これは奇跡としか言いようがありません。
読書した内容を「ただの思い出」に終わらせることなく、アウトプットまでできるようになりました。いまは、もっと読みたい！と好奇心が湧くようになり、読書をする時間も確保できています。
以前までは、ドラマの台本や映像を隅から隅まで見返し、とても時間がかかっていました。しかし、GSRをやってからは短い時間で要点を捉えるだけで周りからの質問にも答えられるようになった。
時間にゆとりができ心に余裕を持つことができました。
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文章を読まない人についてよくある質問
- 文章を読まない人にはどんな特徴がありますか？
-
知っている単語だけを拾う・分からない所を都合よく解釈する・8割分かれば読めたことにする・長文を開いた瞬間に後回しにする、という読み方のクセが共通しています。性格というより画面で拾い読みをする習慣が身についている人に多く見られます。
- なぜ職場の文章は条件や例外だけが読み落とされるのですか？
-
多くの人が自分は何をすればいいかだけを探して文章を読んでいるからです。結論と手順はその問いの答えなので届きますが、条件・例外・否定形は答えに入らないので、目に入っていても引っかかりません。
- メールを読まない部下や上司にはどう対処すればいいですか？
-
落としてほしくない条件を件名と冒頭の1行に入れてください。本文の後半やなお・ちなみにの後ろに置いた条件はほとんど読まれません。取り違えると手戻りが大きい指示だけは送ったあとに口頭でひと言確かめると確実です。
- 長文を見ただけで読む気がなくなるのはなぜですか？
-
長い文章を読むのはもともと頭を使う作業なので、読むのが苦手な人ほど開いた瞬間に負担を感じて後回しにしてしまいます。読む前に何をしてほしいか・してほしくないかの2つだけを決めると、全部を読まなくても必要な所を拾えるようになります。
- 自分の読み落としを減らすには、何から始めればいいですか？
-
文章を開く前に、この人は自分に何をしてほしくないのかという注文を1つ足してください。あわせて閉じる前に、ただし・なお・〜しないでという言葉だけを5秒探します。全文を読み直すより確実に条件が拾えます。
- 速く読むと、かえって読み落としが増えませんか？
-
読み落としは速さより、拾うものを選べていないことから起きます。脳の処理が速くなると読むストレスが減り、条件や例外に目を配る余裕が生まれます。契約書のように一字一句確かめたい文章はじっくり読めば問題ありません。
まとめ
文章を読まない人と文章が伝わらない自分。この2つは同じ1つの現象を裏表から見たものなんです。この記事のポイントを並べておきますね。
- 落ちるのはいつも条件・例外・否定形
- 落ちる理由は注意力ではなくそこを注文していないこと
- 拾い読み自体は正しく、問題は拾うものを選べていないこと
- 読む側はしてほしくないことも注文に入れる
- 書く側は落としてほしくない条件を件名と冒頭に置く
画面で読む習慣は元に戻りませんし、AIが出す長文も増える一方です。読めない人が増えるほど正確に読める人の価値は上がっていきます。
しゃっくまずは明日の朝、最初に開くメールで注文を1つ足してみてください。読める側に回るその一歩を私は応援しています！
