部下の資料チェックに時間がかかる原因と対策｜上司が先に見る順番と5つの手順

部下の資料チェックに時間がかかる原因は、1枚目から一字一句読んで全部に赤を入れるやり方にあります。先に見る順番と指摘の数を決めれば、確認の時間は短くできます。

まず1週間に確認している部下の資料の本数と、1本にかかる時間を数えてみてください。週8本で1本15分なら、8本 × 15分 × 50週 ＝ 年100時間です。

夕方に部下から届いた資料を夜に自宅で開き、気づけば1時間たっている。自分の仕事に手がつかない焦りを抱えながら、毎日チェックを続けていませんか。

結論から言うと部下の資料は依頼した目的と結論を先に照らし、数字と固有名詞だけを精読して、指摘を3つまでに絞れば確認が早く終わります。この順番なら会議の前の10分で1本を確かめ、部下に返す一言まで決められます。

この記事では部下の資料チェックに時間がかかる4つの原因・上司が先に見る順番と5つの手順・チェックの時間を減らす頼み方を紹介します。

部下の資料の確認に速読なんて関係あるのかと疑っている方こそ先に確かめてください。全体から要点を先につかむ読み方の土台は、下のボタンから受け取れる無料の入門動画講座で試せます。

部下の資料チェックに時間がかかる4つの原因

この節ではチェックに時間がかかる原因が分かり、自分の確認のどこを変えればよいかを決められるようになります。原因は能力ではなく読み方です。

頭から一字一句読んで赤を入れる

1つ目は1枚目から全部に赤を入れることです。

表紙の言い回しから直し始めると、肝心の結論にたどり着く前に疲れてしまいます。最後のページで方向が違うと分かれば、前半に入れた赤は全部むだになります。

何を見るかを決めずに開く

2つ目は見る所を決めずに開くことです。

この資料で何を判断するのかを決めないまま読むと、全部の文が同じ重さに見えます。確認が遅いのはあなたが悪いわけではなく、見る所を決めずに読み始めるやり方の問題です。

完成してから初めて見る

3つ目は完成してから初めて見ることです。

方向がずれたまま仕上がった資料は、直す所が多くなって確認も長引きます。部下もやり直しに時間を取られるので、締め切りの前日にお互いが追われることになりますよね。

誤字と中身の指摘を同じ重さで返す

4つ目は誤字と中身の指摘を混ぜて返すことです。

誤字や表記の赤と、結論の弱さの指摘が同じ並びで返ると、部下はどれから直せばよいか分かりません。直した資料がまた戻ってきて、確認の回数が増えていきます。

仕事の速さを読む・まとめる・判断する・伝えるの段階で分けて考える方法は頭の回転を速くする方法｜大人が詰まる4つの段階と仕事で今日からできる鍛え方で紹介しています。

1枚目から順に読むやり方を変えたい方は、無料の入門動画講座で全体から要点をつかむ読み方を先に見ておくと次の手順が試しやすくなります。

部下の資料チェックで上司が先に見る順番

この節では部下の資料を受け取ったときに見る順番が分かり、明日届く1本から同じ手順で確認できるようになります。見る順番を決めるほど確認は早く終わります。

依頼したときの目的と照らす

1つ目は依頼したときの目的を思い出すことです。

この資料は誰が読んで何を決めるためのものかを、開く前に一言で書きます。目的が手元にあれば、合っている所と外れている所がすぐに分かります。

結論と1枚目を先に読む

2つ目は結論と1枚目を先に読むことです。

結論が目的に答えていれば、残りは筋が通っているかを見るだけです。答えていなければ細かい赤は入れずに、方向を直す一言だけを返すのが早道でおすすめです。

見出しと図表で筋をたどる

3つ目は見出しと図表だけで筋をたどることです。

本文を読む前に見出しと図表を順に追うと、話の流れが結論までつながっているかが見えます。つながらない所にだけ印をつけ、そこの本文を読みます。

数字と固有名詞だけ精読する

4つ目は数字と固有名詞だけを精読することです。

金額・日付・取引先の名前・人数は、間違えると社外に出たときに困る所です。ここだけは速く読まずに、元の数字と1つずつ突き合わせます。

指摘は3つまでに絞って返す

5つ目は指摘を3つまでに絞ることです。

いちばん大事な順に3つだけ書き、誤字や表記はまとめて別に伝えます。部下は直す順番が分かるので、次に届く資料は1回で通りやすくなります。

報告や会議の資料で要点をまとめる手順は要点をまとめるコツ｜苦手な人が仕事の資料・会議・報告で使う4つの手順と練習でも紹介しています。

結論と見出しで全体をつかむには、全体から要点を先につかむ読み方が要ります。無料の入門動画講座でその読み方を見ておくと、5つの手順を使いやすくなります。

部下の資料チェックの時間を減らす頼み方

この節では資料を頼む段階でできる工夫が分かり、チェックに回ってくる資料そのものを読みやすくできるようになります。確認の時間は頼み方でも縮むものです。

ゴールと期限を時刻まで渡す

1つ目はゴールと期限を時刻まで伝えることです。

期限は日付だけでなく時刻まで決め、期限の前に進み具合を聞くとよいと紹介されています（HRプロ「時間のかかる仕事の与え方」）。誰が読んで何を決めるかも一緒に渡すと、届く資料の結論がぶれにくくなります。

2割の段階で骨組みを見せてもらう

2つ目は2割の段階で骨組みを見せてもらうことです。

進み具合が2割ほどの段階で目次や結論の案を見せてもらう方法が紹介されています（ニューズウィーク日本版「プレゼンで強調したい部分に赤を使うな」）。

骨組みの段階なら5分で方向を直せるので、仕上がった資料を全部読み直すより上司も部下も助かります。

部下に自分で確かめる項目を渡す

3つ目は確かめる項目を先に渡すことです。

部下が出す前に確かめること	見る所
目的	誰が読んで何を決める資料か、1枚目に書いてあるか
結論	結論が最初のページにあるか
数字	金額・日付・人数を元の資料と突き合わせたか
固有名詞	取引先・商品・人の名前に誤りがないか
表記	誤字と表記のゆれを読み上げて確かめたか

この表を職場の共有フォルダに置いておけば、部下は出す前の5分で誤字と数字を確かめられます。上司は結論と筋だけを見ればよくなるので、1本にかかる時間が短くなります。

指摘は文脈と中身と表現に分ける

4つ目は指摘の種類を分けて返すことです。

上司の指摘を文脈・内容・表現に分け、文脈から直すと考える方法が紹介されています（東洋経済オンライン「上司のダメ出しに全部対応するのは損だ」）。返すときに種類を書いておくと、部下はどこから直せばよいか迷わずに済みます。

仕事が遅い部下に途中で見せてもらうコツは仕事が遅い人の特徴7つと原因｜責めずに直す改善法と部下への接し方でも紹介しています。

部下の資料を読む速さは練習で上がる

この節では資料の全体をつかむ速さを上げる方法が分かり、部下と話す時間にもっと時間を回せるようになります。残りは全体をつかむ速さです。

速読法GSRは全体から要点を先につかむ読み方

私が教えている速読法GSRは、全体から要点を先につかむ読み方です。

部下の資料なら頭から読むのではなく全体をざっと見て、結論と筋を先につかみます。そのあと目的を変えて要る所を読むので、朝の始業前の15分でも数本の確認を終えられるようになります。

自分が読む会議資料や報告書の読み方は資料を読むのが遅い原因と対策｜仕事の資料を速く読む5つの手順と読む深さの決め方で紹介しています。

数字を確かめる所は精読で読む

速読は精読と使い分ける道具です。

金額や日付を突き合わせる所は、ゆっくり読む精読が向いています。速読で全体と要点を先につかみ、精読する所を絞るのが部下の資料との上手な付き合い方だと私は考えています。

読み方は一度身につければずっと使える

最初に数えたチェックの時間は、読み方が同じなら毎年100時間ずつかかり続けます。

逆に全体から要点を先につかむ読み方は、一度身につければ部下の資料にも自分の資料にも本にもこの先ずっと使えます。

持ち帰って読む夜が減り、家族と過ごす時間に回せるのはうれしいですよね。仕事に活かせるアウトプットができるようになった受講生の声も紹介します。

長いメールの読み方は長文メールを速く読むコツ｜要点をつかむ5つの読み方と返信までの手順で紹介しています。

部下の資料に追われている方ほど、全体から要点を先につかむ読み方を先に知っておくのがおすすめです。

部下の資料チェックについてよくある質問

部下の資料チェックに時間がかかるのはなぜですか？

多くは1枚目から一字一句読んで全部に赤を入れ、見る所を決めずに開くやり方が原因です。完成してから初めて見ることや、誤字と中身の指摘を混ぜて返すことも時間を延ばします。

部下の資料はどこから見ればいいですか？

依頼したときの目的を思い出し、結論と1枚目を先に読みます。そのあと見出しと図表で筋をたどり、数字と固有名詞だけを精読します。

部下の資料に指摘はいくつ返せばいいですか？

いちばん大事な順に3つまでに絞るのがおすすめです。誤字や表記はまとめて別に伝えると、部下は直す順番に迷いません。

部下の資料の差し戻しを減らすにはどうすればいいですか？

頼むときにゴールと期限を時刻まで伝え、2割ほどの段階で目次や結論の案を見せてもらいます。出す前に確かめる項目を渡しておくのも効果的です。

日報や週報の確認にも同じ手順が使えますか？

使えます。日報や週報は結論と数字と困っていることを先に見て、そこだけ返事をすれば短い時間で確認できます。

部下の資料の確認に速読は使えますか？

疑うのは自然なことです。金額や日付を確かめる所は精読で読みます。速読法GSRは全体から要点を先につかむ読み方なので、結論と筋を早くつかむ場面で使えます。無料の入門動画講座で一度確かめてみてください。

まとめ

部下の資料チェックを早くするコツは、見る順番と指摘の数を決めることです。

• 時間がかかる原因は一字一句読むこと・見る所を決めないこと・完成後に初めて見ること・指摘を混ぜること
• 目的と結論を先に照らして見出しと図表で筋をたどる
• 数字と固有名詞だけを精読して指摘は3つまでに絞る
• 頼むときに期限を時刻まで渡し、2割の段階で骨組みを見せてもらう
• 全体をつかむ速さが上がれば、部下と話す時間に回せる

明日届く1本から見る順番を変えれば、会議の前の10分で確認を終えて部下に返せます。まずは1本だけ試してみるのがおすすめです。

読み方が同じなら、部下の資料を確認する時間は毎年同じだけかかり続けます。

部下の資料の確認に速読なんて関係あるのかと疑っている方こそ、まず無料の入門動画講座で確かめてください。

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