仕様書の読み方｜初めてでも要点を先につかむ5つの手順と精読する項目

仕様書の読み方で時間がかかる原因は、1ページ目から順に同じ重さで読もうとするやり方にあります。読む順番と精読する項目を決めれば、厚い仕様書でも要点を早くつかめます。

まず1か月に確認している仕様書の本数と1本にかかる時間を数えてみてください。月6本で1本50分なら、6本 × 50分 × 12か月 ＝ 年60時間です。

夕方に届いた仕様書を翌朝の打ち合わせまでに読まなければならず、ページをめくるたびに手が止まる。後で食い違いが見つかる不安を抱えたまま承認していませんか。

結論から言うと仕様書は目的と対象範囲で全体をつかんでから機能一覧を先に読み、数字の条件と対象外と未決事項だけを精読すれば要点が押さえられます。この手順なら打ち合わせ前の30分で、確かめたいことを自分の言葉で書き出せます。

この記事では仕様書の読み方と書かれていること・時間がかかる3つの原因・要点を先につかむ5つの手順と精読する項目を紹介します。

細かい数字を読む仕様書に速読なんて使えるのかと疑っている方こそ先に確かめてください。全体から要点を先につかむ読み方の土台は、下のボタンから受け取れる無料の入門動画講座で試せます。

仕様書とは何か｜読み方と書かれていること

この節では仕様書の読み方と中身の形が分かり、初めて見る仕様書でもどこに何があるかを探せるようになります。形を先に知るほど読むのは速くなります。

仕様書の読み方はしようしょ

仕様書はしようしょと読みます。

辞書でもこの読み方で載っており、仕様書きと書いて同じ意味で使うこともあります（Weblio辞書「仕様書」）。英語ではスペックやスペシフィケーションと呼ばれます。

仕様書は何を作るかの約束を書いた文書

仕様書は何を作るかの約束を書いた文書です。

システムなら機能や画面やデータの単位で、作るものと満たす条件を書き出します。発注する側と作る側が同じ完成の姿を持つための文書と説明されています（一創「仕様書とは？設計書・要件定義書との違い」）。

要件定義書や設計書とは役割が違う

仕様書は要件定義書と設計書の間にある文書です。

要件定義書は業務で何を実現したいかを決め、仕様書はそのために何をどう動かすかを書きます。設計書は作る側がどう作るかを書いたものです。どの文書を読んでいるかが分かると読む深さを自分で決められます。

仕様書によく入る6つの項目

仕様書には目的・範囲・機能・画面・条件・対象外がよく入ります。

会社や案件で形は違っても、この6つを探せば骨組みが見えます。月曜の朝に厚い仕様書が届いても、最初の5分で6つの場所に付せんを貼れば全体の地図ができます。私はこの貼り方がいちばん手軽でおすすめです。

ページの多い仕様書を前に手が止まる方ほど、無料の入門動画講座で全体から要点を先につかむ読み方を見ておくと楽になります。

仕様書を読むのに時間がかかる3つの原因

この節では仕様書に時間がかかる原因が分かり、自分の読み方のどこを変えればよいかを決められるようになります。原因は能力ではなく読み方です。

1ページ目から同じ重さで読む

1つ目は全部のページを同じ重さで読むことです。

表紙の次の用語の定義から一字一句読むと、肝心の機能や条件に着く前に集中が切れます。読み終えたときには前半の中身を忘れていて、もう一度最初に戻ることになります。

自分の役割を決めずに開く

2つ目は自分の役割を決めずに開くことです。

承認する立場か作る立場かテストする立場かで、精読する所は変わります。読むのが遅いのはあなたが悪いわけではなく、何を探すかを決めないまま読み始めるやり方の問題です。

用語と略語のたびに止まる

3つ目は用語と略語のたびに止まることです。

知らない略語が出るたびに検索していると話の流れが途切れます。先に最後まで通して、それでも分からなかった言葉だけを調べるほうが、昼休みの20分でも1本を読み終えやすいですよね。

頭から一字一句読むやり方を変えたい方は、無料の入門動画講座で全体から要点をつかむ読み方を先に見ておくと次の手順が試しやすくなります。

仕様書の読み方5つの手順

この節では仕様書を受け取ったときに読む順番が分かり、明日届く1本から同じ手順で読めるようになります。読む順番を決めるほど要点は早くつかめます。

版と改版履歴を最初に確かめる

1つ目は版と改版履歴を最初に見ることです。

古い版を読んでいると、どれだけ丁寧に読んでも打ち合わせで話がずれます。改版履歴があれば前の版から変わった所だけを先に読めるので、2回目以降の確認はずっと短く済みます。

目的と対象範囲で全体をつかむ

2つ目は目的と対象範囲から読むことです。

仕様書は目的や全体の概要のあとに詳細が続く形が多いと紹介されています（advertimes「大量の仕様書を効率的に読み解く3つのコツ」）。目的が分かると、どの機能が中心でどれが補助かが見えてきます。

機能一覧と画面の流れを先に読む

3つ目は機能一覧と画面の流れを先に読むことです。

何ができるようになるのかを一覧でつかんでから、各機能の細かい説明に入ります。利用者が画面をどう進むかを頭に描けると、細かい項目もその流れの中で理解できます。

数字の条件と対象外と未決事項を精読する

4つ目は後でもめやすい所を精読することです。

処理の時間や件数などの数字の条件・作らない範囲を書いた対象外・まだ決まっていない未決事項は、後で食い違いが起きやすい所です。ここだけは速く読まずに主語と数字と期限を確かめます。

疑問点を質問票に書き出す

5つ目は質問を書き出すことです。

引っかかった所に印をつけ、作る側や上司に聞きたいことを1行ずつ書きます。質問の一覧があれば、打ち合わせの30分で何を決めればよいかが先に分かり、会議が短く終わります。

技術書を頭から読まずに仕事で使う読み方はエンジニアの技術書が積読になる理由｜頭から読まずに仕事で使う読み方でも紹介しています。

目的と機能一覧で全体をつかむには、全体から要点を先につかむ読み方が要ります。無料の入門動画講座でその読み方を見ておくと、5つの手順を使いやすくなります。

仕様書で精読する項目

この節では仕様書のどこを精読すればよいかが分かり、1本にかける時間を自分で配分できるようになります。精読する項目は一部です。

項目	見ること
版・改版履歴	最新の版か、前の版から変わった所はどこか
目的・対象範囲	何のために作るか、どこまでを作るか
機能一覧	何ができるようになるか、抜けている機能はないか
数字の条件	処理の時間・件数・期限が数字で書かれているか
対象外	作らない範囲がはっきり書かれているか
未決事項	まだ決まっていないことと、決める人と期限

曖昧な言葉は数字に置き換えて読む

速くや使いやすくといった言葉は数字に置き換えて読みます。

一覧の表示は3秒以内のように判定できる書き方になっているかを確かめるのが大切だと紹介されています（一創の同じ記事）。数字が無い所には印をつけて質問票に回すと、納品のときに慌てずに済みます。

未決事項は誰がいつ決めるかを見る

未決事項は決める人と期限を見ます。

未定や別途調整のまま残っている所は、いつまでに誰が決めるかが書かれているかを確かめます。書かれていなければ打ち合わせで決めておくと、後から作業が止まる心配が減って安心です。

異常時の動きが書かれているかを見る

正常な流れだけでなく異常時の動きも見ます。

入力の間違いや通信が切れたときにどう動くかは、書かれていないことが多い所です。ここが空いていると後で追加の作業になりやすいので、先に聞いておくと助かりますよ。

大きな金額の発注や契約にかかわる仕様書は、自分だけで判断せずに社内の担当者や専門家と一緒に確かめてください。

仕様書を読む速さは練習で上がる

この節では全体をつかむ速さを上げる方法が分かり、精読する項目にもっと時間を回せるようになります。残りは全体をつかむ速さです。

速読法GSRは全体から要点を先につかむ読み方

私が教えている速読法GSRは、全体から要点を先につかむ読み方です。

仕様書なら頭から読むのではなく全体をざっと見て目的と範囲と機能一覧を先につかみます。そのあと目的を変えて要る項目を読むので、朝の始業前の15分でも1本の要点を押さえられるようになります。

本を速く読む方法全体は本を早く読む方法とコツ｜速読のやり方7つと毎日10分の練習・1分診断で紹介しています。

数字と条件を確かめる所は精読で読む

速読は精読と使い分ける道具です。

数字の条件や対象外の一文を確かめる所は、ゆっくり読む精読が向いています。速読で全体と要点を先につかみ、精読する所を絞るのが仕様書との上手な付き合い方だと私は考えています。

契約書を受け取ったときの読み方は契約書の読み方｜初心者でも要点を先につかむ5つの手順と精読する条文で紹介しています。

読み方は一度身につければ仕様書にも資料にも使える

最初に数えた仕様書を読む時間は、読み方が同じなら毎年60時間ずつかかり続けます。

逆に全体から要点を先につかむ読み方は、一度身につければ仕様書にも資料にも本にもこの先ずっと使えます。

残業して読み返す夜が減り、家族と過ごす時間に回せるのはうれしいですよね。仕事に活かせるアウトプットができるようになった受講生の声も紹介します。

会議資料や報告書の読み方は資料を読むのが遅い原因と対策｜仕事の資料を速く読む5つの手順と読む深さの決め方で紹介しています。

仕様書や資料に追われている方ほど、全体から要点を先につかむ読み方を先に知っておくのがおすすめです。

仕様書の読み方についてよくある質問

仕様書の読み方は何ですか？

仕様書は「しようしょ」と読みます。仕様書きと書くこともあり、英語ではスペックやスペシフィケーションと呼ばれます。

仕様書はどこから読めばいいですか？

最初に版と改版履歴を確かめ、目的と対象範囲で全体をつかみます。そのあと機能一覧を読み、数字の条件と対象外と未決事項を精読します。

仕様書と要件定義書の違いは何ですか？

要件定義書は業務で何を実現したいかを決める文書で、仕様書はそのために何をどう動かすかを書く文書です。設計書は作る側がどう作るかを書いたものです。

仕様書で特に注意して読む所はどこですか？

数字の条件・対象外・未決事項・異常時の動きです。曖昧な言葉が数字になっているか、未決事項を誰がいつ決めるかを確かめます。

仕様書を読むのに時間がかかるのは頭が悪いからですか？

違います。多くは1ページ目から同じ重さで読み、用語のたびに止まるやり方が原因です。読む順番と精読する項目を決めるだけでも時間は縮みます。

細かい数字を読む仕様書に速読は使えますか？

疑うのは自然なことです。数字や条件を確かめる所は精読で読みます。速読法GSRは全体から要点を先につかむ読み方なので、精読する所を早く見つける場面で使えます。無料の入門動画講座で一度確かめてみてください。

まとめ

仕様書の読み方は、読む順番と精読する項目を決めることです。

• 仕様書はしようしょと読み、何を作るかの約束を書いた文書
• 時間がかかる原因は同じ重さで読むこと・役割を決めないこと・用語で止まること
• 版を確かめ、目的と範囲で全体をつかみ、機能一覧を先に読む
• 数字の条件・対象外・未決事項・異常時の動きは精読し、質問票に書き出す
• 全体をつかむ速さが上がれば、精読する項目に時間を回せる

読み方が同じなら、仕様書を読む時間は毎年同じだけかかり続けます。

細かい数字を読む仕様書に速読なんて使えるのかと疑っている方こそ、まず無料の入門動画講座で確かめてください。

動画を最後まで見ると通常5,000円のGSRオンライン体験会にも無料で参加でき、全体から要点をつかむ読み方をその場で試せます。